기부 감사편지 작성을 위한 체크리스트
실무도구 / by joaview / 2020.06.16

 
기부금에 대해 우리는 적절한 예우나 감사를 표현하고 있습니까? 지금 소개해드리는 내용은 기부자 감사편지를 작성하는 구체적인 방법입니다. 기부자(후원자)에게  진심으로 감사를 전하는 것은 단체와의 신뢰를 쌓고 향후 지속적인 기부를 이끌어내는데 매우 중요합니다. 

‘모금이 세상을 바꾼다’의 저자 킴 클라인은 기부자와의 신뢰를 쌓기 위해서는 감사편지가 무엇보다 중요하다고 강조합니다.  가장 중요한 것은 바로 아래의 두 가지입니다.

바로 지금한다
“감사표시에서 가장 중요한 것은 그 일을 하는 사람이 누구든 간에 기부를 받는 즉시 해야 한다는 것이다. 기부를 받은 지 사흘 이내에 하는 것이 가장 이상적이고, 어떤 상황에서도 일주일이 넘으면 안된다. 편지의 서명은 가능한 기부자를 아는 사람이 하는 것이 좋다”

기부금액과 상관없이 모든 기부자에게 보낸다
“기부를 받으면 언제나 감사 편지를 보낸다. 감사편지는 기부자와 단체를 연결시켜주는 끈이다. 다음번 기부만이 아니라 기부자에게서 받을 수 있는 모든 지원을 위해서 길을 닦는다고 생각하고 감사 편지를 쓰자”


그렇다면 감사편지는 어떻게 쓰는 것이 좋을까요? 
총 16가지의 항목으로 감사편지 작성하는 법을 꼼꼼히 안내한 자료가 있어서 소개합니다. 비영리단체에게는 구체적인 체크리스트가 되어 평소 우리가 놓치고 있던 부분은 없는지 점검할 수 있습니다. 
기부자 감사편지 작성 가이드(How to Write a Thank You Note for a Donation)
Edited by Maluniu, Katrinia Weaver

step1. 기부자의 이름으로 편지를 보내세요. 업무의 효율성을 위해 '기부자 님', '회원 님'으로 일반화해서 감사편지를 보내고 있지는 않은지요. 기부자가 친밀하고 개인적인 관계를 느낄 수 있도록 기부자의 이름으로 편지를 보내는 것이 중요합니다.

step2. 기부한 금액을 언급하세요. 단체와 기부자 모두에게 기부한 금액을 정확하게 언급하는 것이 상호간의 이해와 오해를 줄일 수 있습니다.

step3. 기부금이 어떻게 사용되는지 구체적인 정보를 제공하세요. 예를들어 특정한 물품을 구매하는데 사용하거나 향후 중요한 프로젝트에 사용된다고 설명하세요. 
-재기부에게 감사를 표현하세요. 그리고 기부금을 통해 구체적으로 어떠한 긍정적인 성과를 가져왔는지 설명하세요.
-단체의 목표와 기부금이 필요한 이유에 대해 리마인드해주세요.

step4. 사진이나 작은 선물을 동봉합니다. 예를들어 도서관에 대한 감사편지에 기부금으로 구입한 새책 주위에 아이들과 찍은 학교사진을 함께 보낼 수 있습니다. 

step5. 다시한번 감사를 표현합니다. 단체의 진심이 전해질 수 있도록 감사의 말로 편지를 마무리합니다.

step6. 감사편지는 짧게 쓰세요. 일반적으로 편지의 분량은 3~4단락이 적절합니다. 

step7. 기부금소득공제에 대한 정보를 포함하세요. 소득공제에 대한 구체적인 정보와 연말소득공제 서류에 기부영수증을 제출할 수 있도록 구체적인 정보를 제공합니다. 예를들어 국세청자동화서비스에 등록된다거나, 매년 1월중 기부금영수증을 우편으로 발송한다는 등의 정보를 언급한다면 기부자에게 유용한 정보가 될 수 있습니다.

step8. 또다른 기부를 요청하지 마세요. 이 편지는 최근 기부에 대한 감사의 마음을 전하고 지속적으로 단체에 관심을 갖게하기 위함입니다. 감사편지에 또다른 기부를 재요청하는 것은 적절하지 않습니다. 

step9. 대표전화번호, 홈페이지, 담당자 등 관련연락처를 포함합니다. 기부자가 특정 담당자에게 바로 연락하여 즉시 응답할 수 있는 이메일이나 연락처로 발송해야합니다. 

step10. 서명으로 마무리합니다. 만약 자신있는 필체를 가졌다면 컴퓨터로 작성하는 것보다 손편지로 작성해서 보내세요.

step11. 감사편지는 48시간 이내에 보내세요. 기부금을 받은 후 신속하게 감사편지를 보내야합니다. 

step12. 기부자를 우선으로 합니다. 당신과 단체가 알고있는 기부자의 소소한 이야기를 편지에 언급하세요. 

step13. 모든 정보가 정확한지 재확인합니다. 단체정보, 기부금정보, 단체활동 목적 등 모든 내용이 정확한지 재확인합니다. 기부자와 단체 모두에게 긍정적인 결과를 가져옵니다.

step14. 뉴스레터, 웹사이트, 지역신문 등 대중에게 기부내용을 공개합니다. 이러한 내용과 절차에 동의하는지 기부자에게 확인합니다. 기부자와 단체 모두 긍정적인 홍보효과를 가져올 수 있습니다.

step15. 기부자의 다양한 욕구를 수용할 수 있습니다. 예를들어 단체의 구성원이 기부자가 후원하는 프로젝트에 도움이 되는 자원봉사를 할 수 있습니다.   

step16. 따뜻한 느낌으로 대화하듯이 작성합니다. 
-너무 공식적인 언어는 피합니다. 너무 과장하거 성의없는 메모를 하지 마세요.  
-커뮤니케이션을 권장하여 지속적인 관계를 위해 노력합니다.

아래는 가난한 사람들을 위한 소액대출(Microcredit)을 통해 20억 달러(한화로 2조 2600억)를 모금하여 70만명이 넘는 사람들을 지원하고 있는 키바(Kiva)에서 작성한 감사편지입니다. 위의 가이드에서 말하는 내용과 얼마나 유사한지 비교해보는 것도 흥미로울 것 같습니다. 지금 일하고 있는 단체의 감사편지와도 비교해보고, 새롭게 재구성해보는건 어떨까요?





이미지 | Kiva letter

작성자 : joaview, 작성일 : 2020.06.16, 조회수 : 29866

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