서울시 NPO 지원센터

[changeon] 비영리를 위한 메일 전문가의 인사이트 1부 - Daum 스마트워크와 친해지기
실무도구 / by NPO지원센터 / 2015.10.12
서울NPO지원센터의 컨텐츠 공유 협약 기관인 다음세대재단 ChangeOn 제공 컨텐츠입니다.
원문링크: http://changeon.org/183105

비영리의 기술활용 향상을 위해 ChangeON.org에서 준비 한 전문가 4인의 컨텐츠 시리즈!

첫번째 시리즈는 메일 전문가 신선영님이 전하는 똑똑한 메일 활용법입니다. 
비영리 단체들은 hanmail.net을 정말 많이 이용하시죠. 그래서 준비했습니다. ^^!!!

총 3부로 발행 예정이며, 아래 1부인 "Daum 스마트워크와 친해지기"부터 시작합니다.

(메일 전문가의 인사이트 시리즈에서 이해하기 어려운 부분 있을 경우 본 글에 댓글을 달아주시거나,필자인 신선영님, 또는 아이티캐너스 사무국으로 메일 주시면 힘 닿는 데까지 도와드리겠습니다!^^) 


[비영리를 위한 메일 전문가의 인사이트] 시리즈 전체 내용 보기


아래의 명함에서 무엇이 다른지 1초 안에 찾아보세요!

다음메일 활용법_1.jpg

 

찾으셨죠?

왼쪽은 한메일 주소, 오른쪽은 홈페이지와 동일한 이메일 주소가  들어가있는 것이 차이입니다.


이메일 솔루션 구축과 운영 비용 없이 

‘Daum메일'에서 무료로 제공하는 이메일 도메인 서비스 ‘스마트워크' 서비스를 통하여 

우리만의 이메일 주소(도메인)을 사용할 수 있습니다. 

 

지금부터 ‘스마트워크' 설정 방법과 활용해보면 좋은 팁을 알려드릴게요. 

  
 ‘스마트워크' 이런 점이 좋아요!  

“Smart Work”라는 말처럼 ‘스마트워크'를 활용하면 더 나은 업무 환경을 만들 수 있습니다. 우선, 업무 환경 개선을 위해 ‘도메인 서비스'로 무료 메일 주소를 500개까지 만들 수가 있으며, 설정 완료 시 메일 용량이 기본 용량에 10GB가 추가되어 20GB부터 무제한 사용이 가능합니다. 더불어 다음앱과 전용 메일앱, 모바일웹, POP3/IMAP까지 모바일 환경도 완벽 지원합니다. 

 

다음메일 활용법_2.jpg
 
** 이런 점도 좋아요! **
  1. Mr.kim, admin, Help 처럼 짧고 쉬운  ID도 만들 수 있어요! (일반 한메일 주소에서는 절대 불가능한 일!)
  2. Daum메일에서 제공하는 모든 편의 기능을 이용할 수 있어요! (25MB 일반첨부, 무제한 대용량 첨부까지)
  3. 동료들과 같이 공유 캘린더 만들기도 쉬습니다!
  4. 자동 주소록 지원으로 동료 간에는 이메일 주소를 물어보지 않아도  발송이 가능!
  5. 모든 동료들에게 '뉴스레터'처럼 단체 메일도 보낼 수 있어요!
  6. 개인메일과 업무 메일의 동시 관리도 OK~!

 의외로 쉬운 ‘스마트워크’ 설정!  

다음메일 활용법_3.jpg  

▲ 신청 프로세스 자세히보기 

 

우선 Daum ID로 로그인을 하신 뒤, 편지함 목록 하단에서 ‘Daum스마트워크' 메뉴를 클릭하여 신청 페이지에 접속하세요.  이 때 사용하실 단체의 유형을 선택한 뒤, 나의 도메인을 입력하고 사용하실 ID만 입력하시면 신청 과정이 마무리됩니다. 이후, 도메인과 Daum메일의 연결을 위하여 도메인 구입처에서 MX 설정을 완료하면 내 도메인으로 메일을 주고 받기가 가능해집니다. 

 [바로가기] Daum메일 ‘스마트워크' 신청하기 
 

 

** 여기서 잠깐! **


Q. MX는 무엇인가요? **
A.  MX는 Mail eXchanger의 약자입니다. 해당 도메인으로 메일이 오면 MX에 설정된 값에 따라서 메일이 오가는 경로를 지정할 수가 있는 것이죠. MX값은 도메인을 구입한 곳에서 바로 설정 가능합니다. 

주의! 도메인 구입처에서 설정을 했더라도, Daum 스마트워크와 연결이 되었는지 확인하는 과정이 필요해요. 
MX 설정이 잘되었다는 확인은 1일~최대 1주일 정도 소요됩니다. (이 기간이 지나도 답이 없다면 고객센터로 메일보내주세요.메일로 본인 확인 후, 수동으로 인증을 진행하고 있습니다)


Q. 관리자는 무엇을 할 수 있나요?
A. 관리자는 다른 사용자를 초대하거나 삭제, 또는 서비스 이용을 중단할 수 있습니다.  

또한 메일 서비스 상단의 로고 이미지를 변경할 수도 있답니다.  


백문이 불여일견! 
우리 단체 이메일 주소가 필요하다면, 일단 신청하면서 궁금한 점은 아래의 URL을 참고해보세요!

스마트워크 FAQ  |  다음메일 공식블로그 |  Daum '스마트워크' 블로거 리뷰



 스마트워크, 알면 알 수록 좋은 깨알팁!  

 

깨알1) 관리자는 여러 명을 추가하세요!
관리자가 퇴사를 하거나 휴가를 가서 연락이 되지 않는다면?
이런 경우를 대비하여 대표적인 몇몇 사람들을 관리자로 추가해주세요! 
단, 관리자는 다른 회원을 강제로 탈퇴, 서비스를 종료를 시킬 수 있으니 주의해주세요. 

 

깨알2) 우리 기관은 500명이 넘는데...사용할 수 없는 건가요?
악용하는 사례를 막고자 500명으로 제한하고 있지만, 이런 경우 당황하지 마시고 고객센터로 신청하고자 하는 규모가 어느 정도인지 알려주시면 최대 가능 인원 수를 늘려드려요.  

 

깨알3) 로고 이미지도 넣어보세요!관리자는 기본 정보 수정에서 손쉽게 로고 이미지를 추가할 수 있어요. 

다음메일 활용법_4.jpg 

▲ Daum메일 로고를 'daumkakao' 로고로 변경해보았어요.

 

깨알4) 초대는 엑셀로 정리해서 한꺼번에!

이름, 전화번호, 사용할 이메일 주소, 초대 받을 이메일 주소, 권한(사용자 또는 관리자)와 초대 메시지를 순서대로 엑셀로 정리하

여 저장한 뒤, 파일을 업로드하시면 한번에 모두 초대할 수 있어요.  

크기변환_다음메일 활용법_5.jpg  

▲ 예시: 위의 형식으로 엑셀을 만들어 한번에 초대해보세요. 

 

 

깨알5) '주소록'에 자동 저장하기!
만약 ‘My Company’라는 이름으로 스마트워크를 신청하셨다면, 주소록에 대표 이름 폴더가 자동으로 생기고, 그 폴더 안에 등록된 회원들의 이메일 주소가 자동으로 저장됩니다. 동료의 이메일 주소를 매번 물어보지 않고도 주소록에서 찾아 메일을 보낼 수 있는 것입니다!

다음메일 활용법_6.jpg  

▲ 예시: 주소록에 'My Company' 폴더를 생성한 모습 

 

 

깨알6) 동료들한테 보내는 이메일도 더욱 간편하게!주소록 자동 저장이 가능하므로 동요들에게 이메일을 보낼 때 이메일 주소가 잘 기억나지 않는 다 해도 

크기변환_다음메일 활용법_7.jpg  

▲ 예시: 메일쓰기 시 받는 사람에 이름 일부를 입력하면 자동 추천되는 모습 

 

깨알7) '단체메일을 자주 보낸다면,  '그룹'기능을 적극 활용하세요.
팀단위, TFT 단위, 팀장 단위 등등으로 그룹 메일을 자주 쓰신다면 주소록에서 '그룹'을 만들어 활용하세요. 
특히 자주 쓰는 그룹 메일을 메일 쓰기 화면에서 받는 사람 옆에 위치한 '자주 쓰는 주소'에 추가하여 매우 편리하게 단체 메일을 보낼 수 있습니다.  (자주쓰는 주소 추가하기는 아래 1~3번을 참고하세요) 

다음메일 활용법_9.jpg

 

 

깨알8) '다른 메일 주소 설정'에서 기본 설정을 변경해주세요

주로 업무용도로 사용하신다면 보내는 사람의 주소를 항상 스마트워크 주소로 이용가능하게 기본 설정해두는 것이 좋습니다.

받는 사람이 답장작성시, 스마트워크 주소로 바로 받을 수 있게 되니까요.

물론 기본 설정을 변경하지 않더라도 메일 작성 시 보내는 사람의 주소는 쉽게 선택하여 변경할 수도 있습니다.  

(메뉴 위치 : 환경 설정 > 다른 메일 주소 설정)

 

 

 스마트워크, 응용 활용 방법!  

 

 

'다른 메일 주소 설정' 기능은 별도로 사용 중인 다른 이메일 주소를 내가 사용하는 메일에 추가하여 한 곳에서 메일을 보고 쓸 수 있도록 지원하고 있어요. naver,gmail,hotmail 등등 관리해야하는 메일 주소가 많다면, 해당 기능을 이용해보세요. 

 

1) 다른 메일 추가하기 (아래 그림 1번 부분)
네이버 메일, 지메일 등 사용중인 이메일 서비스를 선택하여 이메일을 연결해보세요. 
스마트워크는 개인 도메인이므로, ‘기타’로 선택하여 연결을 설정해주세요.   

 

2) 자동 분류하기 (아래 그림 2번 부분) 
연결된 이메일에서 최종 확인 과정 중 불러온 메일을 저장할 편지함을 선택 또는 새로 만들어보세요. 
예를 들어, 연결한 ‘ask@smart.com’의 메일은  [CS문의] 편지함으로, ‘collabo@smart.com’의 메일은 [제휴문의] 편지함으로 설정해보세요.
위의 주소로 메일을 받으면 자동으로 분류되어 효과적으로 메일을 보고 관리할 수 있어요. 

다음메일 활용법_8.jpg  



 

 

 

알면 알수록 유용한 '스마트워크', 지금부터 이용 해보세요~!

다음 편에서는 좀 더 메일 활용의 고수가 되고자 하는 분들을 위한 'Daum메일 깨알Tip'편이 이어집니다.  




 

 다음메일 활용법_10.jpg
그럼 지금 바로 스마트워크를 신청해보세요! 

 


작성자 : NPO지원센터, 작성일 : 2015.10.12, 조회수 : 7836

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